Ketentuan yang umum berlaku adalah:
- Nama database, tabel dan field menggunakan huruf non kapital. Dilarang menggunakan kata atau frase yang sama persis dengan keyword atau kata kunci Delphi, misalnya ‘program’, ‘until’ dan sebagainya, karena dapat menghasilkan error kompilasi.
- Semua tabel harus memiliki field ‘id’.
- Tabel yang memerlukan pemeriksaan kapan datanya dientri, dapat menyertakan field waktu-entri yang bertipe date-time dan sebaiknya digunakan pilihan ‘field timeentri dibuat` = false atau tidak bertanda check agar dilakukan otomatisasi pencatatan berdasarkan waktu komputer.
- Foreign key di suatu tabel mempunyai nama yang sama dengan tabel yang dijadikan referens dan berpadanan dengan field ‘id’ di tabel yang di-referensi. Dalam contoh di atas, tabel penjualan mempunyai field bertipe integer ‘pelanggan’ yang mengacu ke tabel ‘pelanggan’ field ‘id’.
- Tabel status memiliki tata nama: tabel yang di-acu + spasi + suffiks-status. Misalnya: ‘operator status’. Sufiks-status diatur dengan form konfigurasi.
- Tabel detil atau rincian memiliki tata nama: tabel-yang-diacu + spasi + sufiks-detil. Misalnya: ‘penjualan detil`. Sufiks-detil diatur dengan form konfigurasi.
- Tabel detil, tabel status dan tabel yang field-nya mengacu ke tabel lain, entah sebagai master atau pelengkap, memiliki field foreign-key di dalamnya yang menyatakan kaitan ke field ‘id’ di dalam tabel yang diacu. Misalnya: tabel ‘penjualan detil’ memiliki field ‘penjualan’, tabel ‘operator status’ memiliki field ‘operator’, tabel ‘penjualan’ memiliki field ‘operator’ untuk operator yang mengentri data transaksi penjualan.
- Untuk dapat dibuatkan prosedur enkripsi standar, disediakan tabel ‘operator’ dan ‘operator status’, yang nama-tabelnya disesuaikan dengan form-konfigurasi.
- Untuk dapat dibuatkan prosedur manajemen hak pemakaian prosedur atau tugas, disediakan tabel ‘modul program’ dan ‘operator rights’. Semua nama tabel ini diatur dengan form konfigurasi.
- Untuk dapat dibuatkan pemeriksaan ke-unik-an isi field atau kolom, disediakan sebuah field, string. Nama field ini diatur menggunakan form konfigurasi.
- Untuk dapat dibuatkan pembuatan penomoran secara otomatis, tabel harus memiliki field autonumber yang bertipe data string. Nama fieldnya diatur dengan form konfigurasi, demikian juga sekuensial penomorannya ditentukan dengan form konfigurasi. Ada 4 pilihan sekuensiasi, yaitu per-hari, per-minggu, per-bulan atau per-tahun, dengan panjang field hingga 10 huruf. Aturan spesial berlaku untuk tabel-detil.
- Tabel detil memiliki ketentuan spesial atau khusus dalam hal autonumber dan ke-unik-an isi record atau catatan. Tabel detil harus memiliki foreign-key ke tabel master dan sebuah kontrol pemeriksaan keunikan isi. Kolom keunikan yang sekaligus berperan untuk mempertahankan sekuensial isi diletakkan paling awal setelah id dan foreign-key ke master. Field ini boleh bertipe integer, string atau foreign-key ke tabel lain.
- Field yang diperuntukkan menyimpan informasi gambar digunakan bertipe blob. Asosiasi jenis data yang disimpan ditentukan dengan form konfigurasi. Untuk gambar berjenis jpeg berukuran foro 3×4 cm, dapat digunakan medium-blob. Lebih tepat jika dilihat errornya saat data entri. Jika dinyatakan data terlalu panjang, artinya harus diganti dengan field berkapasitas lebih banyak.
- Semua foreign-key ke tabel operator mengacu kepada operator yang sedang aktif ( jika tabel operator ada ).
Field yang digunakan untuk memeriksa data secara mudah-dimengerti oleh pengguna seharusnya juga adalah field yang bertipe unik. Misalnya, jika pengguna disarankan menggunakan field ‘nama’ pelanggan saat mengentri data ‘penjualan’ maka field ‘nama’ pelanggan harus dibuat unik.
